Seorang administrator atau lebih dikenal dengan sebutan admin memiliki peran yang penting dalam suatu usaha. Tugas dan tanggung jawab yang tidak sedikit membuat seorang admin haruslah mempunyai skill dan keahlian khusus serta cekatan dalam setiap kesempatan.
Administrasi merupakan usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. sebagai admin, memiliki tugas dan tanggungjawab yang penting Dalam menjalankan tugas-tugas administrasi, biasanya seseorang membutuhkan beberapa skill dan keahlian yakni teliti, ulet, memiliki inisiatif, kemampuan berhitung, daya ingat yang baik, mampu bekerja dalam tim, serta mampu menggunakan aplikasi administratif dengan baik dan benar.
Seorang pegawai administrasi juga harus bisa tenang dan bekerja di bawah tekanan, karena memang ada banyak jobdesc dan tanggungjawab yang harus dilakukan dalam satu waktu. Pegawai administrasi juga memiliki peran penting bagi kesuksesan sebuah usaha.
Tiap Usaha tentu memiliki kebijakan berbeda-beda terkait tugas-tugas seorang admin. Begitu juga di Diklat Merden, yaitu Sebuah Diklat Sepakbola bertaraf nasional yang ada di desa Merden, Banjarnegara, Jawa Tengah. Sebagai sekolah sepakbola secara garis besar tugas Administrasi sama dengan usaha lainnya tapi secara khusus sebagai admin sekolah Sepakbola tentu ada tugas atau perlakuan khusus yang sedikit berbeda dengan usaha lainnya.
Ninik Ozy Irmawati, akrab di sapa Ninik dan Muhammad Wiyono, akrab disapa Yono, adalah admin di Diklat Merden. Sebagai admin Sekolah sepakbola tentu tugas mereka sedikit berbeda dari tugas admin pada umumnya. Mereka tidak hanya bertugas mengelola keuangan, menginput, mengelola dan membuat dokumen serta menyiapkan dan memastikan keperluan dan kelengkapan kantor saja, tapi sebagai admin Sekolah sepakbola mereka juga merangkap sebagai customer service (Menjalin Komunikasi ke Pihak Luar) hingga mengurus dan mengatur keperluan administratif dan non administratif anak didik Diklat Merden
Seorang admin sangat erat hubungannya dengan mengelola berbagai administrasi. Salah satu tugas Admin Diklat Merden yaitu mengelola dokumen. Dokumen yang dikelola biasanya berupa dokumen umum Diklat Merden, Dokumen Kesiswaan, Dokumen pertandingan, atau dokumen pribadi pegawai lainnya. Mulai dari pengumpulan, penyusunan, entry, rekap sampai pengarsipan dokumen adalah hal yang biasa dilakukan oleh Ninik dan Yono Selaku admin Diklat Merden. Membuat beberapa dokumen juga menjadi salah satu tugas dari seorang admin,seperti menyiapkan beberapa dokumen yang diminta seperti dokumen SKD(Surat Keterangan Diterima), Membuat album pemain dan kartu pemain serta Surat ijin sekolah dan surat-menyurat lainnya yang berhubungan dengan sepakbola seperti surat ijin kepolisian, Wasit, Askab maupun Asprov.
Menyiapkan Berbagai Keperluan dan Memastikan Semua Berjalan baik dan lancar juga menjadi salah satu tugas Ninik dan Yono, tidak hanya menyiapkan, mereka juga harus mengecek dan memeriksa setiap dokumen yang diperlukan. Seperti saat tim Diklat Merden akan bertanding, mereka harus menyiapkan berkas-berkas yang di perlukan seperti kartu pemain serta berkas-berkas yang di perlukan dalam proses screening pemain. Mereka harus benar-benar mempersiapkan dan memeriksa semua itu dengan baik dan matang agar semua berjalan dengan baik.
Secara umum Ninik dan Yono juga dapat menjadi perantara komunikasi antara pihak luar seperti calon pendaftar dan orang tua siswa dengan Diklat Merden. Komunikasi bisa secara langsung, melalui telefon, surat menyurat atau melalui email dan whatsapp. Mereka akan menerima pesan dari pihak luar dan akan disampaikan atau diteruskan ke pihak internal yaitu H.Rokhman Supriyadi,SE. selaku CEO DM.
Ninik dan Yono juga mengurus berbagai berkas dan keperluan siswa Diklat Merden saat di sekolah formal baik SD, SMP maupun SMA. Tidak hanya itu, dari permasalahan surat ijin hingga persoalan uang saku siswa DM juga mereka yang mengatur dan mengelolanya.
Sebagai admin Diklat Sepakbola, berinteraksi dengan peserta didik dan orang tua wali tentu sudah menjadi keseharian mereka berdua. Yono mengaku senang menjadi admin Diklat Merden karena ia bisa mengenal karakter berbabagai anak dari sabang sampai merauke, ia jadi mengerti betul arti sebuah tanggung jawab dalam bekerja. Senada dengan yono, Ninik juga mengungkapkan hal yang sama, Ia merasa senang bisa menjadi admin diklat Merden, selain bisa mengenal dan memahami karakteristik anak dan orang tua wali, ia juga bisa mengaplikasikan dan mengimplementasikan ilmu yang ia dapat semasa di sekolah terang Ninik.
Menurut Mereka pekerjaan menjadi seorang admin bukanlah pekerjaan yang mudah, untuk menjadi seorang admin harus di bekali berbagai skill. ” Untuk menjadi seorang admin kita harus teliti, jujur, memiliki kemampuan berhitung yang baik, mampu berkomunikasi dengan baik kepada rekan, pimpinan dan tamu, kita dituntut berbicara dengan kalimat yang baik dan mudah dipahami serta tidak kalah penting yaitu kita di tuntut untuk bisa kerja tim maupun personal ” terang Yono menjelaskan. Ninik Menambahkan secara detail tentang skill yang diperlukan untuk menjadi admin Diklat Sepakbola Merden. ” Skill yang dibutuhkan untuk menjadi admin Diklat Merden antara lain mampu menginput data di Ms.Excel, Mampu membuat surat-menyurat dalam bentuk Ms.Word/PDF, Memiliki ketelitian dalam menghitung keuangan, pandai berbicara saat menemui tamu, Memiliki kemampuan menggunakan aplikasi administratif secara offline maupun online dan Kemampuan untuk tetap tenang di bawah tekanan” terang Ninik menegaskan.
Sebagai seorang admin mereka sudah terbiasa bekerja di bawah tekanan, mereka dituntut harus pandai mengatur time management untuk menyelesaikan pekerjaan dalam waktu yang cukup singkat. Hal itu biasa mereka alami menjelang akhir pertengan semester atau awal tahun ajaran baru atau saat agenda pertandingan Diklat Merden cukup padat. ” Saat Pertandingan Diklat Merden cukup padat hampir disemua kelompok umur, bisa mencapai 6 pertandingan dalam satu waktu yang sama, maka pekerjaan pemberkasan album dan kartu pemain menjadi menumpuk, belum lagi syarat-syarat untuk screening pemain, disitu kita benar-benar di tuntut waktu dan tenaga yang cukup ekstra agar bisa selesai sebelum jadwal main” terang Yono, Senada dengan Yono, Ninik juga mengungkapkan hal yang sama. ” Raport akhir semester siswa DM harus selesai sebelum waktu liburan akhir semester, saat saat seperti itu kita benar-benar dituntut waktu dan kerja ekstra, kita juga dituntut kerja cepat, cermat,tepat dan teliti untuk menghandle raport seluruh Siswa DM yang jumlahnya ratusan” terang ninik menambahkan.
Banyak sekali suka duka dan pengalaman berharga yang mereka dapatkan ketika menjadi seorang admin Diklat Merden. Dari kerja di bawah deadline, menghadapi kebandelan anak, menghadapi orang tua siswa dengan berbagai macam karakter dan latar belakangnya itu semua sudah menjadi hal biasa bagi mereka. Tapi dari semua itu mereka bisa belajar dan memetik pengalaman untuk menjadikan mereka lebih sabar, bertanggung jawab dan lebih profesional dalam bekerja.
Pekerjaan administrator bukanlah pekerjaan yang mudah karena administrasi adalah roh penting dalam sebuah organisasi atau badan usaha. Baik administrasi dan tata kelola sebuah usaha maka baik pula usahanya. tapi sebaliknya buruk administrasi dan tata kelola sebuah usaha maka buruk pula usahanya. Administrasi adalah sistem, kesuksesan sebuah usaha ditentukan oleh sistem yaitu kesuksesan dalam Administrasi dan tata kelolanya.